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Los riesgos de las comunicaciones electrónicas

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Cuanto más ágil es el medio de comunicación, menos formal es su contenido. Cuidamos mucho más la redacción de una carta impresa que la de un correo electrónico que, aun así, es mucho más formal que un WhatsApp. En ocasiones, realizamos comunicaciones que no deberían quedar por escrito, ya sea por no haber reflexionado bien el contenido, porque son asunto que requeriría de mayor confidencialidad o incluso por tratarse de temas delicados o, sencillamente, que pudieran ser ilegales.

Esto es así tanto en el ámbito privado como en el empresarial. Sin embargo, profesionalmente una utilización descuidada de las comunicaciones electrónicas puede tener consecuencias no deseables, ya que una vez enviada perdemos el control sobre ella y su contenido se puede difundir muy fácilmente. Si le añadimos ciertas prácticas como continuar conversaciones respondiendo a todos y reenviando la cadena de mensajes, el peligro se multiplica.

La regla de oro es no escribir nunca nada que no se pueda leer ante un juez aunque, aun así, a veces es imposible saber el uso que harán de tu mensaje y los problemas que puede originar.

Puedes, por ejemplo, enviar una información a una persona de forma legal (datos personales de un tercero, por ejemplo) y para una finalidad legítima, pero no puedes controlar que éste lo reenvíe divulgando la información. Poner una cláusula al pie del correo es importante, pero si queremos que no se difunda es mucho mejor que lo indiquemos en el texto o incluso en el asunto.

Otra costumbre que se suele tener y que también entraña riesgos es la de conservar los correos electrónicos desde el inicio de los tiempos cuando, en realidad, no tiene ninguna utilidad. A veces perdemos la mañana buscando aquel correo para, o bien no encontrarlo o, cuando finalmente damos con él, darnos cuenta de que no nos sirve. Sin embargo, estamos guardando lo bueno y lo malo, o peor, lo que ni siquiera sabemos que es malo.

Conservamos aquellas cosas que no deberían haberse puesto por escrito y así, en el hipotético caso de una investigación o una inspección, tendríamos debidamente archivadas todas las pruebas en nuestra contra. Si guardamos un año podrán investigar un año y si guardamos cuatro podrán investigar cuatro. Esto no quiere decir que seamos unos delincuentes y necesitemos eliminar pruebas inculpatorias o amistades peligrosas, sencillamente limpiar el correo es una medida prudente, ya que no siempre controlamos su contenido o escribimos todo lo reflexivamente que debiéramos.

Es muy frecuente ver en la prensa filtraciones de correos o de mensajes de personas investigadas judicialmente que no fueron cuidadosos escribiendo sus correos o mensajes y, además, decidieron conservarlos.

Es conveniente limpiar periódicamente el correo, además su ordenador se lo agradecerá.

Otra mala práctica es poner a muchas personas en copia por sistema. Deles un respiro, ya reciben muchos correos al día. Es mejor pensar bien quién necesita estar en copia. Además, volviendo a lo que se ha dicho antes, si uno de los destinatarios es de los que tiene por costumbre “responder a todos”, generamos una cadena que termina revelando información, a veces incluso confidencial, a personas que no deberían tener acceso. Esto, cuando no provoca enormes meteduras de pata.

Por último, si se trata de un comunicado general o masivo recuerde que la lista de destinatarios debe ir en copia oculta.